Apprendre à gérer son temps signifie aussi apprendre à déléguer.

Apprendre à gérer son temps

Organiser son temps en entreprise

Francesco Cirillo a inventé la technique Pomodoro (tomate en français) dans les années 80 pendant ses études universitaires.

Cette technique est née d'une observation simple: chacun d'entre nous cherche au quotidien à se libérer d'interruptions dans l'objectif qui est le notre de terminer une mission ou une activité dans le temps qui nous est alloué. S'ensuit une sensation d'impuissance face au temps qui file avec des résultats parfois contre-productifs: on reporte le sujet au lendemain ou on jette l'éponge.

La technique pomodoro a pour objectif d'éliminer l'anxiété liée au temps qui passe et d'améliorer la concentration en aidant ceux qui l'utilisent à mieux gérer leur rapport au temps.

Comment fonctionne la technique du pomodoro ?

Cirillo raconte que l'idée de cette technique est née d'un pari qu'il a fait avec lui-même: suis-je capable d'étudier pendant 10 minutes sans interruption ? Le minuteur utilisé en cuisine est devenu son maître du temps et l'atteinte de son objectif a été le point de départ de l'élaboration de sa technique.

La méthode est simple. Un minuteur de cuisine et une feuille de papier sur laquelle on liste les activités à réaliser dans l'ordre de priorité sont les deux éléments dont on a besoin. On programme le minuteur sur 25 minutes et lorsqu'on entend le bip, on fait une pause de 3 à 5 minutes. Ces périodes de pause sont nécessaires pour permettre au cerveau d'assimiler ce qui a été fait. On peut faire ce que l'on veut pendant ces minutes de répit du moment que l'on ne fait rien qui soit en relation avec l'activité qui a été commencée. Ensuite, on repart sur une nouvelle période de 25 minutes et au bout de 4 "pomodoro"on fait une croix sur sa feuille de route et on s'accorde une pause plus longue de 15 à 30 minutes avant de recommencer un nouveau cycle.

Apprendre à gérer les interruptions avec la méthode pomodoro

Selon Cirillo les interruptions sont de deux types:

- internes (des distractions qui nous font diverger de notre objectif comme le besoin de se lever, de checker ses emails ou d'effectuer une recherche sur internet...)

- externes (des appels téléphoniques non filtrés, un collègue qui nous pose une question...)

Si les interruptions internes expriment la peur de ne pas parvenir à son objectif pendant le temps alloué et peuvent donc être contre-carrées par des exercices de contrôle sur soi, il semble beaucoup plus difficile de pouvoir agir sur les interruptions externes. L'idée de Cirillo au sujet de ces interruptions externes est de faire en sorte qu'elles re-dépendent de nous et non de notre environnement. Comment ? Un premier conseil est de dévier les appels vers une secrétaire de façon à pouvoir prendre connaissance de ces messages au moment opportun. En ce qui concerne les interruptions dues à nos collègues, il convient d'apprendre à dire "non" gentiment et vous verrez à quel point la plupart de ces sujets peuvent souvent très bien attendre que vous soyez à nouveau disponible.